L’agilité opérationnelle face au stock des courriers en retard

La majorité des outils historiques du marché (LAD RAD) fonctionnent à partir de la numérisation de lots physiques consistant en un regroupement plus ou moins formel d’un ensemble de courriers numérisés ensembles.

Ces lots sont ensuite passés séquentiellement en relecture utilisateur avant export pour traitement dans votre GED un cas classique de case management.

Pour avoir une efficacité au niveau opérationnel il faut commencer par pré-trier les courriers pour les regrouper par thématique, ce qui permettra de traiter les lots dans un ordre décidé et non plus subit.

• Cela revient à trier le courrier plusieurs fois.
• C’est une énorme perte de temps comme nous allons le voir, car ALADiN sait le faire juste après numérisation et sans pré-classement puisque le tri est automatique. Le tri amont à l’ouverture de l’enveloppe devient inutile et vous gagnez en productivité.
• Vous pouvez conserver les lots physiques s’ils ont utiles pour l’archivage physique des courriers.

Chez CAPSIEL nous avons une approche totalement différente orientée métier et résultat opérationnel : vous pouvez travailler selon vos échéances et votre calendrier métier

La suite en vidéo :

Multicanal by design

En complément notre solution utilise la même configuration pour extraire les données à partir d’un courrier ou d’un email comme le montre cette vidéo.

Pourquoi configurer vos outils plusieurs fois ?

Transcription

Notre outil ALADiN de dématérialisation contient déjà quelques documents numérisés et comme souvent au niveau opérationnel il y a un léger retard et donc un stock de demandes client à traiter.

Aujourd’hui la démonstration consiste à expliquer comment utiliser ALADiN par rapport à un calendrier métier imposant de trier tous les documents d’un certain type avant une échéance à venir.

Pour des raisons de démonstration nous utiliserons des factures mais le principe est le même si vous devez saisir des RIB IBAN avant un appel de cotisation par exemple

En tant qu’utilisateur du service courrier mon responsable opérationnel m’a annoncé avoir priorisé l’indexation des courriers de type OVH

Pour cela nous travaillerons en lots logiques par opposition aux lots physiques des outils historiques de LAD.

Je vais donc réserver uniquement les documents reçus de ce type et tous médias confondus.

Je réserve.

J’ai quelques documents et je commencer à les valider.

Je classe le premier courrier en client CAPSIEL je vérifie les données extraites et je valide.

Mon second document est tagué DOUBLON, et effectivement je me rends compte que le client l’a également faire parvenir par email, j’évite donc de le traiter 2 fois avec un archivage simple.

Voilà : nous avons traité tous les documents OVH en priorité sur le reste du stock et nous avons identifié un doublon et donc économisé du travail inutile.

Merci à bientôt chez CAPSIEL