De nombreuses entreprises pourtant correctement équipées en GED réputées ne bénéficient que partiellement du gain opérationnel de la dématérialisation parce que les courriers restent bloqués tant qu’ils ne sont pas qualifiés manuellement.
Cette étape souvent manuelle est indispensable pour indiquer aux outils informatiques ce que contient chaque document, par exemple l’origine du courrier et une catégorie dans laquelle le classer afin de pouvoir le retrouver et l’orienter vers la bonne personne pour traitement.
Notre solution ALADiN permet d’accélérer très fortement cette étape en détectant le contenu : les utilisateurs n’ont plus qu’à confirmer se choix.
Pour cela nous allons beaucoup plus loin que ce qui se fait habituellement dans les LAD RAD comme nous allons vous le démontrer ci-dessous.
Cas classique
Le schéma ci-dessus représente un processus classique de dématérialisation du courrier vers une GED pour améliorer la gestion des dossiers clients.
- Les enveloppes sont ouvertes
- Le courrier est numérisé
- L’image obtenue est importée dans la GED
- Un processus de qualification est lancé
- Le courrier doit-être qualifié (identification de l’émetteur et de l’objet de sa demande)
- Un second processus métier est instancié dépendant du type de demande
- La demande est traitée par l’informatique ou assignée à un utilisateur compétent
Si la demande nécessite une action humaine le processus n’est pas optimisé :
Un utilisateur doit indexer la demande : il fera d’autant plus d’erreur qu’il est peu formé, et lorsqu’il est formé il pourrait traiter la demande. L’approche est donc faiblement optimisée.
Un utilisateur peu formé doit bénéficier d’outil d’aide à la décision afin de réduire les erreurs et d’automatiser les étapes à faibles valeur ajoutées, d’autant plus que ses erreurs seront répercutés sur les utilisateurs en charge du traitement dont le coût horaire est supérieur.
Nous pouvons donc améliorer fortement le processus de dématérialisation.
Dématérialisation du courrier optimisée pour une GED avec ALADiN 2016
Tous les documents (courrier email fax bureautique) destinés au stockage GED sont initialement réorientés vers ALADiN lors de l’intégration de la solution logicielle dans le Système d’Information.
Ils sont instantanément analysés par intelligence artificielle afin d’obtenir :
- l’identifiant entreprise de l’émetteur du courrier (quel que soit l’identifiant utilisé dans le courrier)
- la catégorie de classement du courrier basée sur le référentiel entreprise
- Une estimation de corrélation avec une autre demande qui existerait dans le système (doublon, relance, rappel) pouvant avoir été créée à partir d’un premier courrier, d’un email, fax, ou autre document : en identifiant rapidement les relances d’un client vous ne traitez plus de courrier en double et améliorez vos organisation interne.
Dès cet instant quelques secondes après la numérisation le document est mis à disposition avant d’être exporté vers votre GED.
En complément :
- Tous les utilisateurs peuvent numériser un courrier urgent depuis une imprimante multifonction ce qui évite un goulot d’étranglement au scanner principal.
- La même application va recevoir les emails et fax : une seule application sera nécessaire d’où un gain en efficacité et en formation : les doublons sont de plus détectés sur tous les canaux de communication clients.
Nous pouvons vous aider à qualifier vos courriers plus rapidement pour améliorer votre gestion, profitez-en contactez-nous