Comment prendre en compte la méfiance des utilisateurs lors d'un projet d'automatisation courrier ?
L’accompagnement au changement permet de faire comprendre aux salariés comment distinguer la modernisation informatique, la politique RH et la stratégie de l’entreprise : le choix de conserver un service courrier n’est pas uniquement lié à un logiciel de tri efficace ou non, mais il peut devenir une nécessité si le service n’est pas rendu aux clients.
ALADiN a déjà rencontré des contextes sociaux difficiles : le logiciel sait fonctionner en mode semi-automatique d’« Aide à LA Décision d’INdexation », qui laisse l’utilisateur décider du choix final. Cela laisse le temps de réorganiser l’entreprise si elle le souhaite et avec le gain de temps obtenu sur le traitement du courrier entrant, il est plus facile de former les utilisateurs à de nouvelles tâches, tout en étant à jour sur les flux de courriers entrants à la grande satisfaction des clients.
Les utilisateurs sont également plus confiants sur le tri du courrier puisque aidés par l’application. L’investissement réalisé sur le projet les aide à réaliser que leur travail est important pour la bonne marche de l’entreprise et permet de les remotiver dans un travail difficile car souvent routinier. Au final la pédagogie est la clef.
Nous pouvons également intervenir sur l’accompagnement au changement avec notre offre Conseil.
Comment se déroule un projet de dématérialisation avec ALADiN ?
Nous vous proposons une simulation de dématérialisation automatique sur vos documents : vous pouvez ainsi estimer les résultats avant de lancer le projet cela réduit vos risques et sécurise votre choix.
Pour le reste c’est un projet informatique classique prévu pour être simple et facilement intégré à votre Système d’Information.
Etude de votre existant technique (CRM, GED) et de vos souhaits fonctionnels et métiers.
Vérification de l’adéquation entre les deux, recommandations si nécessaires et définition d’un budget.
Découpage du projet en lot pour des résultats rapides et visibles.
Concrètement je gagne combien de temps sur un courrier ?
Au moins 5 minutes.
Surtout notre approche qualitative fait toute la différence à court terme sur la Relation Client de votre société.
Comparé à un utilisateur ALADiN va très vite, quelques secondes par document, mais il permet surtout d’avoir un processus de qualification des flux entrants unique pour tous vos documents papiers et dématérialisés (emails). L’enjeu n’est donc pas de quelques secondes par tri de courrier, mais plusieurs heures sur la réponse à apporter au client qui à écrit pour une bonne raison.
Il permet ensuite la détection des doublons entre les différents flux, ce qui évite des erreurs basées sur des dossiers incomplets qui faussent la compréhension des utilisateurs qui doivent répondre aux demandes entrantes de vos clients.
Enfin il permet d’améliorer le pilotage des services de numérisation en donnant une visibilité immédiate sur les documents en stocks, tous flux confondus.
D'où vient le nom ALADiN ?
ALADiN est l’acronyme d’ “Aide à LA Décision d’INdexation”.
L’indexation consiste à qualifier un document, c’est le terme historique.
ALADiN sait fonctionner en mode semi-automatique : toutes les décisions devaient être validées par un opérateur qui reste le meilleur expert métier.
J'ai déjà une GED et un CRM ? Quelle est la valeur ajoutée d'ALADiN ?
Si vous êtes sur ce site c’est que vos outils ne répondent sûrement que partiellement à vos besoins.
Et cela partage notre constat qui a donné naissance au projet ALADiN : les CRM et GED sont des logiciels spécialisés sur des fonctionnalités métier et négligent fortement l’aspect technique de gestion des données entrantes (courriers, emails). Ces outils conviennent donc pour gérer des documents, mais l’acquisition de nouveaux documents nécessite un processus qui peut-être optimisé.
Et notre solution ALADiN est dédiée à cette fonctionnalité : une mise à disposition beaucoup plus rapide et surtout une visibilité immédiate sur les stocks de courriers pour aider vos cadres à mieux organiser leurs équipes.
Avec notre solution les courriers et documents entrants sont à minima pré-qualifiés instantanément et immédiatement rendus visibles aux utilisateurs dans vos outils existants. Ils peuvent donc détecter des relances et trouver des pièces justificatives bloquant un processus, ou disposer de la dernière information (la plus à jour) pour prendre une décision, et cela améliore les temps de gestion et la qualités des réponses offertes au client final.
Pourquoi saurez-vous classer MES courriers qui sont très spécifiques ?
La théorie est vérifiée par la pratique : une seule technologie de classification n’est pas satisfaisante pour trier tous les documents possibles.
Pour cela nous avons plusieurs algorithmes et un simulateur qui permet de les tester sur vos documents. Si les résultats ne conviennent pas nous pouvons proposer des évolutions.
Il n’y a pas de surprise en production : les résultats seront les mêmes.
Qu'apportez-vous de plus que les autres solutions ?
Une simulation des résultats en production avant de lancer le projet ! Sans être exhaustif car il existe plusieurs autres bons logiciels, notre approche basée sur la culture Open Source consiste à vous laisser la liberté de remplacer notre solution si elle ne convenait pas. Notre intégration est minimale ainsi que les impacts sur votre Système d’Information, car réalisée par des experts. Nous utilisons des protocoles ouverts et pérennes.
Confiants dans notre solution nous pouvons estimer les résultats avant un engagement client trop fort l’empêchant de revenir sur sa décision.
Savez-vous gérer les pièces jointes dans les emails ?
Oui. Plusieurs dans un même email, y compris avec des formats différents.
Le logiciel se configure pour accepter certaines extensions et en refuser d’autres. Nous ne savons pas indexer une vidéo par exemple. Dans ce cas, ALADiN va répondre par email en indiquant que la pièce jointe n’est pas valide. L’utilisateur pourra renvoyer le même email en modifiant les PJ.