Capture et traitement des courriers clients et adhérents
Lorsque vos clients vous sollicitent parce qu’ils ne peuvent eux-mêmes réaliser une opération en self-service, ils s’attendent à ce qu’elle soit traitée au plus vite et lorsque ce n’est pas le cas ils peuvent se plaindre sur les réseaux sociaux et ternir votre image ou faire des relances par courrier, email et fax (en cross canal) qui vont exiger beaucoup de vos outils au risque de voir plusieurs collaborateurs travailler simultanéement sur les mêmes dossiers.
Plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Afficher sur un portail internet l’avancement du traitement et à minima la réception de la demande, idéalement le courrier d’origine.
- Accuser réception par émail ou SMS et prévenir de l’avancement du traitement de la demande
- Compléter vos outils par une solution de LAD RAD : utilisez un outil comme ALADiN qui sait reconnaître un même courrier reçu par des canaux de communication différents (courrier + courriel, courrier + fax) en cross-canal et ne générer qu’une seule demande à traiter part vos équipes.
Salle de courrier
Plus largement si votre salle de courrier accumule du retard il est probablement temps de diviser pour mieux régner en permettant à chaque collaborateur de gagner en autonomie en lui permettant de numériser et de recevoir directement le document dans sa corbeille ou TODO liste, il sera alors à même de finaliser le traitement métier attendu par votre client.
Les outils n’ayant pas prévus ce fonctionnement naturel vont engendrer :
- Des documents hors flux et donc hors statistiques avec la désorganisation que cela engendrer sur le pilotage des services
- Des dossiers bloqués dans l’attente d’un justificatif indispensable au déblocage de la demande client
- Une mauvaise priorisation des traitements à réaliser
- Du shadow IT
Notre solution permet à chaque collaborateur de gagner en autonomie tout en réduisant la sollicitation du service courrier parce qu’elle offre une grande liberté d’organisation dans les flux de documents.
Indexation du courrier
En complément il est nécessaire de réaffirmer qu’une bonne dématérialisation du courrier passe non seulement par une bonne numérisation mais surtout par une bonne qualification des courriers reçus : une bonne indexation et structuration du contenu.
Alors seulement vos outils BPM et GED offriront un R.O.I satisfaisant.